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venerdì 25 gennaio 2013

Ufficio Deliri - Il costo delle fatture


Quando sento parlare gli imprenditori di "aumento della redditività" mi viene da sorridere, non tanto perché la cosa abbia poco senso, quanto perché mi sovviene un caso che perdura nell'azienda in cui lavoro: la fatturazione.


Da noi funziona così: il titolare scende alla logistica ed indica la quota minima da fatturare basandosi sul portafoglio ordini, sulla settimana di produzione e sui fabbisogni propri ed aziendali. L'ufficio logistica stila un elenco di ordini per raggiungere tale cifra e chiede all'ufficio commerciale se non vi siano, nella lista, casi che non si debbano prendere in considerazione (ad esempio clienti che hanno ordinato con consegna prevista per il mese successivo), quindi sente il direttore di produzione per verificare la possibilità di chiudere gli ordini in tempo utile. Se il direttore di produzione mette in luce alcuni problemi si richiama il commerciale che fa ulteriori pressioni (sempre che il problema non sia di approvvigionamento dei semilavorati, nel qual caso si fa la pelle al direttore acquisti), quindi si procede alla fatturazione (2 volte alla settimana).
Le fatture escono dal CED in triplice copia: copia Agente, copia Cliente, copia Amministrativa.
In fogli A4.
Se la fattura è di più pagine, queste vanno pinzate. Il lavoro di selezione e pinzatura vine effettuato dall'Ufficio Logistica (perché? boh!) quindi viene passato tutto in amministrazione affinché vengano inserite le note per tutte quelle fatture ove le condizioni di pagamento non sono ancora state determinate (sic) o dove non sono state codificate in macchina perché particolari.
L'amministrazione però non modifica le fatture ma appone dei post it con le informazioni e poi vengono riportate in bella scrittura (a mano, quindi) dall'Ufficio Logistica, sia sulla copia Cliente che su quella Amministrativa,  poiché in Amministrazione hanno una grafia da far competizione ad un medico.
Ovviamente, in Logistica, non hanno esperti in decriptazione, motivo per cui, almeno il 50% degli appunti riportati richiedono di essere spiegati telefonicamente.
Trascritti tutti gli appunti, sempre su indicazione dell'Amministrazione viene fatta una copia della copia amministrativa per tutte le fatture con condizioni di pagamento diverse dalle RiBa, il tutto per facilitare il compito dell'Amministrazione, la quale si ritrova, a scapito di qualche risma di carta al mese, la selezione già compiuta.
A questo punto la Logistica (...) procede con l'archiviazione delle fatture Amministrative, mentre le fatture Cliente vengono selezionate in modo che siano spedite solo quelle per cui la merce possa arrivare prima delle fatture stesse e passate all'Ufficio Commerciale perché proceda a spedirle (...).
Nel frattempo l'ufficio Commerciale raccoglie gli appunti da allegare alle fatture di accredito e li porta alla Logistica il cui addetto, in collaborazione con l'Amministrazione risale al documento e lì, finalmente, chiude il cerchio.

Più che fatture sembrano malocchi...

3 commenti:

brain_use ha detto...

Mi sa che a voi farebbe comodo un bel gestionale documentale con una gestione dei workflow dei documenti fatta come si deve.
Fai un fischio...

Luca Gallanti ha detto...

Pensavo più a delle molotov...

brain_use ha detto...

Posso crederci.
Però, battute commerciali a parte, pensateci: con un tipo di organizzazione del genere un gestionale documentale è centrale e funzionale.

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